Pourquoi vous avez besoin d’un progiciel pour gérer votre école de langues
Voici 7 fonctionnalités “must” dans votre progiciel de gestion de votre organisme de formation en langues.
Les beaux jours où vous pouviez gérer votre organisme de formation en langues uniquement avec Microsoft Word, Excel et un planning mural sont bien et bel terminés. Si vous n’avez pas une base de données spécifique pour faire l’administration de votre organisme de formation linguistique, c’est certain que vous êtes en train de perdre du temps et de l’argent. Il est devenu ESSENTIEL, si vous gérez plus de 50 apprenants par an, d’investir dans une plate-forme spécifique pour manager vos cours de langues. Voici un petit article sur les modalités que vous devriez rechercher.
Conventions et contrats
En apprenant une langue, vous êtes en train de fournir une prestation. Si vous voulez bien faire les choses, vous avez besoin de proposer une convention ou un contrat à signer avec des conditions de ventes clairement indiquées. La législation de la formation par l’Etat en France est très claire sur ce point. La responsabilité, lorsque vous accueillez des personnes au sein de votre établissement, est la vôtre pour leur bien-être (en termes de sécurité et d’hygiène). Un bon progiciel de gestion de votre organisme doit pouvoir éditer et produire des conventions automatiquement. Certaines plates-formes utilisent les conventions en tant que noyau du système (d’autres les apprenants).
La saisie des données
Quel est le plus grand gaspillage de temps au sein d’une école de langues ? Les doubles, voire triple voire quadruple saisies. Si vous n’avez pas de base de données pour vous aider, considérez combine de fois vous pourriez saisir le nom d’un apprenant : la convention, la feuille de présence, le questionnaire de satisfaction, le programme de formation, le rapport de fin de stage, la facture, … La liste des documents est énorme. Avec un bon progiciel pour vous aider, vous devriez saisir le nom UNE SEULE FOIS.
La saisie des heures et leur suivi
La saisie des heures est très propre à l’activité des écoles de langues. Comme la formation en langues est une activité extensive, le suivi des heures par vous et vos formateurs est très important. Beaucoup d’écoles facturent maintenant les heures prestées et pas des acomptes ou de la facturation à l’avance, surtout si vous travaillez avec des entreprises. Comme la feuille de présence est encore la façon la plus appropriée pour juridiquement prouvée les heures enseignées, on peut souvent encourir des erreurs et des délais au niveau de la facturation. La meilleure façon de suivre des heures est de donner un accès sur Internet à un progiciel à vos formateurs qui saisiraient les heures pour vous. Ensuite, tout ce que vous devriez faire, c’est de comparer ces heures avec les feuilles de présence puis facturer. Un jour, tous les formateurs seront armés d’un appareil de signature comme chez les livreurs UPS & Fedex mais on n’y est pas encore !
L’inventaire et la commande des livres
Il est plus que probable que vous commandez et distribuez des livres à vos apprenants. Plus que votre école est grande, et plus que votre stock agrandit aussi. Certains vont disparaître, certains vont être voles, certains vont être oubliés, … Si vous disposez d’un bon progiciel, vous pourriez mieux suivre vos livres et en commander d’autres lorsque que vous en avez besoin ainsi vous gagnant du temps et de l’argent.
L’export pour votre comptable
Si votre comptable est en train de rentrer les données de vos factures lui-même dans son propre progiciel, il est justement en train de vous facturer son temps. Cette pratique doit arrêter. Un bon outil pour gérer vos formations en langues doit automatiquement créer un fichier texte ou CSV ou créer une passerelle qui permettra un import automatique de toutes vos pièces comptables.
Des documents pédagogiques et qualité
Ceci est très important. Normalement vous avez tous ces documents vous-même, et vous avez même pris beaucoup de temps à les concevoir. Mais je peux vous garantir qu’il y a des progiciels qui les génèrent automatiquement et certains modèles de ces documents sont très riches. Vous devriez chercher à intégrer les documents suivants :
- Test de niveau de langue
- Diagnostic des besoins
- Créateur de programmes de formation
- Questionnaires de satisfaction (avec statistiques)
- Rapport de fin de stage
Le planning des formateurs et des salles
Est-ce que vous centralisez tous les planning de vos formateurs et de vos salles à la main ? Ou est-ce que vous laissez faire vos formateurs ? Est-ce que parfois vous avez des conflits ou des salles vides ? Est-ce que parfois vous envoyez vos formateurs aux mauvais endroits ? Si oui, il faut vraiment vous investir dans un progiciel de gestion de planning.
En conclusion
Vous voyez bien les fonctionnalités exigeantes que l’on demande d’un progiciel actuellement. Ceci dit, est-ce qu’il existe un progiciel qui encapsule tous ces outils ? La réponse est oui – le meilleur progiciel que je connais est manageAll®. Développé et géré par Axis Strategy depuis 1999, manageAll® fait tout ce que j’ai décrit ci-dessus, et de plus il est géré par une équipe très attentionnée qui ne travaille que avec des écoles de langues et qui comprend toutes les spécificités de votre business.
manageAll est maintenant devenu le leader des progiciels des écoles de langues en France. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.managall.fr. Vous pouvez demander une démonstration gratuite quand vous voulez.
